Persondataforordningen.

Dansk Vega Klubs håndtering af

Persondataforordningen

 Persondataforordningen er en EU-forordning, som har til formål at styrke og harmonisere beskyttelsen af personoplysninger i Den Europæiske Union (EU). Forordningen finder anvendelse fra den 25. maj 2018

Persondataforordningen omfatter håndtering og opbevaring af persondata, som defineret i Persondataforordningen. For at leve op til persondataforordningens bestemmelser skal der udarbejdes regler og procedurer til sikring af dette.

Persondata kan kort defineres som data der ikke er offentligt tilgængelige.

I Vega-klubben opfylder vi betingelserne ved at udarbejde følgende 3 dokumenter:

  1. En privatpolitik i forhold til det enkelte medlem af klubben (Personoplysninger).
  2. En procedure for behandling af persondataoplysninger (Opbevaring af Personoplysninger).
  3. Forholdsregler ved konstateret sikkerhedsbrud

 

Personoplysninger:

Fremover vil klubben, efter tilladelse fra det enkelte medlem, kun gemme følgende personoplysninger,:

  • Navn, adresse, telefonnummer, bådnavn og –nummer (medlemsnummer), hjemmehavn og mailadresse. Kun de med fremhævet markerede informationer vil være tilgængelige på hjemsiden eller andre klubrelaterede publikationer. Disse fremhævede informationer vil endvidere blive gemt i klubbens arkiv af hensyn til registrering af klubbens historie.
  • Medlemsstatus, dvs. indmeldelses- og udmeldelsesdato. Disse datoer gemmes sammen med ovenstående fremhævede informationer i klubbens arkiv af hensyn til registrering af klubbens historie.
  • Kontingentstatus dvs. betalt periode og betalingsdato og/eller restance

Tilladelsen til at opbevare ovenstående oplysninger gives ifb. med indmeldelsen i Dansk Vega Klub.

Alle ovenstående ikke-fremhævede informationer slettes senest 12 mdr. efter en eventuel udmeldelse.

Alle øvrige informationer, som klubber herudover måtte have, slettes umiddelbart.

Opbevaring af Personoplysninger/Datasikkerhed:

Alle ovenstående oplysninger opbevares elektronisk i klubbens database under almindelige log-in procedurer med ’username’, ’password’ og ’firewall’. Der gives kun adgang til disse oplysninger til:

  • Klubbens til enhver tid siddende formand
  • Klubbens til enhver tid siddende kasserer
  • Klubbens til enhver tid siddende web-master
  • Samt til den til enhver tid siddende bestyrelse via dobbelt log-in via sikret hjemmeside.

Løbende elektronisk korrespondance opbevares på tilsvarende måde og betingelser. Almindelig post, modtaget af klubben, opbevares i klubbens hardcopy-arkiv i arkivmapper beroende hos klubbens til enhver tid siddende kasserer. Denne er forpligtet til at opbevare disse mapper under lås, utilgængelig for uvedkommende.

Ved ændring i bestyrelsens sammensætning overdrages såvel det elektroniske som hardcopy-arkiv til pågældendes afløser.

Forholdsregler ved konstateret sikkerhedsbrud:

Ved mistanke om – eller ved konstatering af – sikkerhedsbrud meddeles dette uden unødigt ophør til klubbens formand som straks vil foretage sig det nødvendige til genetablering af den nødvendige datasikkerhed ift. ovenstående.

 

Ishøj d. 2 marts 2019

Bestyrelsen for Dansk Vega Klub ved

Niels Engell

Formand for Dansk Vega Klub

V-2268 Disse, Holbæk

formanden@albinvega.dk