Persondataforordningen.
Dansk Vega Klubs håndtering af
Persondataforordningen
Persondataforordningen er en EU-forordning, som har til formål at styrke og harmonisere beskyttelsen af personoplysninger i Den Europæiske Union (EU). Forordningen finder anvendelse fra den 25. maj 2018
Persondataforordningen omfatter håndtering og opbevaring af persondata, som defineret i Persondataforordningen. For at leve op til persondataforordningens bestemmelser skal der udarbejdes regler og procedurer til sikring af dette.
Persondata kan kort defineres som data der ikke er offentligt tilgængelige.
I Vega-klubben opfylder vi betingelserne ved at udarbejde følgende 3 dokumenter:
- En privatpolitik i forhold til det enkelte medlem af klubben (Personoplysninger).
- En procedure for behandling af persondataoplysninger (Opbevaring af Personoplysninger).
- Forholdsregler ved konstateret sikkerhedsbrud
Personoplysninger:
Fremover vil klubben, efter tilladelse fra det enkelte medlem, kun gemme følgende personoplysninger,:
- Navn, adresse, telefonnummer, bådnavn og –nummer (medlemsnummer), hjemmehavn og mailadresse. Kun de med fremhævet markerede informationer vil være tilgængelige på hjemsiden eller andre klubrelaterede publikationer. Disse fremhævede informationer vil endvidere blive gemt i klubbens arkiv af hensyn til registrering af klubbens historie.
- Medlemsstatus, dvs. indmeldelses- og udmeldelsesdato. Disse datoer gemmes sammen med ovenstående fremhævede informationer i klubbens arkiv af hensyn til registrering af klubbens historie.
- Kontingentstatus dvs. betalt periode og betalingsdato og/eller restance
Tilladelsen til at opbevare ovenstående oplysninger gives ifb. med indmeldelsen i Dansk Vega Klub.
Alle ovenstående ikke-fremhævede informationer slettes senest 12 mdr. efter en eventuel udmeldelse.
Alle øvrige informationer, som klubber herudover måtte have, slettes umiddelbart.
Opbevaring af Personoplysninger/Datasikkerhed:
Alle ovenstående oplysninger opbevares elektronisk i klubbens database under almindelige log-in procedurer med ’username’, ’password’ og ’firewall’. Der gives kun adgang til disse oplysninger til:
- Klubbens til enhver tid siddende formand
- Klubbens til enhver tid siddende kasserer
- Klubbens til enhver tid siddende web-master
- Samt til den til enhver tid siddende bestyrelse via dobbelt log-in via sikret hjemmeside.
Løbende elektronisk korrespondance opbevares på tilsvarende måde og betingelser. Almindelig post, modtaget af klubben, opbevares i klubbens hardcopy-arkiv i arkivmapper beroende hos klubbens til enhver tid siddende kasserer. Denne er forpligtet til at opbevare disse mapper under lås, utilgængelig for uvedkommende.
Ved ændring i bestyrelsens sammensætning overdrages såvel det elektroniske som hardcopy-arkiv til pågældendes afløser.
Forholdsregler ved konstateret sikkerhedsbrud:
Ved mistanke om – eller ved konstatering af – sikkerhedsbrud meddeles dette uden unødigt ophør til klubbens formand som straks vil foretage sig det nødvendige til genetablering af den nødvendige datasikkerhed ift. ovenstående.
Ishøj d. 2 marts 2019
Bestyrelsen for Dansk Vega Klub ved
Niels Engell
Formand for Dansk Vega Klub