Persondataforordningen.

Dansk Vega Klubs håndtering af

Persondataforordningen

 Persondataforordningen er en EU-forordning, som har til formål at styrke og harmonisere beskyttelsen af personoplysninger i Den Europæiske Union (EU). Forordningen finder anvendelse fra den 25. maj 2018

Persondataforordningen omfatter håndtering og opbevaring af persondata, som defineret i Persondataforordningen. For at leve op til persondataforordningens bestemmelser skal der udarbejdes regler og procedurer til sikring af dette.

Persondata kan kort defineres som data der ikke er offentligt tilgængelige.

I Vega-klubben opfylder vi betingelserne ved at udarbejde følgende 3 dokumenter:

  1. En privatpolitik i forhold til det enkelte medlem af klubben (Personoplysninger).
  2. En procedure for behandling af persondataoplysninger (Opbevaring af Personoplysninger).
  3. Forholdsregler ved konstateret sikkerhedsbrud

 

Personoplysninger:

Fremover vil klubben, efter tilladelse fra det enkelte medlem, kun gemme følgende personoplysninger,:

  • Navn, adresse, telefonnummer, bådnavn og –nummer (medlemsnummer), hjemmehavn og mailadresse. Kun de med fremhævet markerede informationer vil være tilgængelige på hjemsiden eller andre klubrelaterede publikationer. Disse fremhævede informationer vil endvidere blive gemt i klubbens arkiv af hensyn til registrering af klubbens historie.
  • Medlemsstatus, dvs. indmeldelses- og udmeldelsesdato. Disse datoer gemmes sammen med ovenstående fremhævede informationer i klubbens arkiv af hensyn til registrering af klubbens historie.
  • Bådnummer, Bådnavn, Telefonnr., Mailadresse og Hjemhavn vil blive udvekslet internt i de områdeinddelte lokalklubber.
  • Kontingentstatus dvs. betalt periode og betalingsdato og/eller restance

Tilladelsen til at opbevare ovenstående oplysninger gives ifb. med indmeldelsen i Dansk Vega Klub.

Alle ovenstående ikke-fremhævede informationer slettes senest 12 mdr. efter en eventuel udmeldelse.

Alle øvrige informationer, som klubber herudover måtte have, slettes umiddelbart.

Opbevaring af Personoplysninger/Datasikkerhed:

Alle ovenstående oplysninger opbevares elektronisk i klubbens database under almindelige log-in procedurer med ’username’, ’password’ og ’firewall’. Der gives kun adgang til disse oplysninger til:

  • Klubbens til enhver tid siddende formand
  • Klubbens til enhver tid siddende kasserer
  • Klubbens til enhver tid siddende web-master
  • Samt til den til enhver tid siddende bestyrelse via dobbelt log-in via sikret hjemmeside.

Løbende elektronisk korrespondance opbevares på tilsvarende måde og betingelser. Almindelig post, modtaget af klubben, opbevares i klubbens hardcopy-arkiv i arkivmapper beroende hos klubbens til enhver tid siddende kasserer. Denne er forpligtet til at opbevare disse mapper under lås, utilgængelig for uvedkommende.

Ved ændring i bestyrelsens sammensætning overdrages såvel det elektroniske som hardcopy-arkiv til pågældendes afløser.

Forholdsregler ved konstateret sikkerhedsbrud:

Ved mistanke om – eller ved konstatering af – sikkerhedsbrud meddeles dette uden unødigt ophør til klubbens formand som straks vil foretage sig det nødvendige til genetablering af den nødvendige datasikkerhed ift. ovenstående.

 

24 oktober 2022

Bestyrelsen for Dansk Vega Klub ved
Robert Hansen
Formand for Dansk Vega Klub